Техніки економії часом

 

 Істинно велика та людина, яка заволоділа своїм часом.

Гесіод (700 р. до н.е.)

Час — безцінний і непоновлюваний ресурс.

І доти, доки часом не керують,

нічим іншим керувати не можна.

Петер Дркжер,

класик сучасного менеджменту

 

Усе наше життя складається з використаного нами якимось чином часу. Найбільша проблема — в тому, що повернути цей час назад, прожити його інакше неможливо. Тому найважливіше в житті — не згаяти марно свій час. І пам’ятайте:

Знаходьте час для роботи — це умова успіху.

Знаходьте час для роздумів — це джерело сили.

Знаходьте час для гри — це секрет молодості.

Знаходьте час для читання — це основа знань.

Знаходьте час для дружби — це умова щастя.

Знаходьте час для мрій — це шлях до зірок.

Знаходьте час для любов! — це справжня радість життя.

Знаходьте час для радощів — це музика душі.

 

ТЕХНІКИ ЕКОНОМІЇ ЧАСУ

Виберіть час і подумайте, чому Ви перевіряєте ще раз себе, витра­чаєте надмірно багато часу там, де можна впоратися за хвилину. Запи­шіть на аркуші, що Вам заважає працювати без помилок і збоїв. Зви­чайно причина скрізь одна — страх, який постійно вганяє Вас у стрес і не дає нормально жити («я панічно боюся помилитися і постійно по­винен перевіряти вже зроблене», «я не пам'ятаю, чи зробив цю робо­ту чи ні», «мені страшенно соромно не виконати обіцянки, хоча та­ка робота мені просто не під силу»).

Необхідним атрибутом вашого робочого столу повинний бути план роботи на день. Не відмовте собі в задоволенні зробити познач­ку про виконання запланованого на день. Тоді Ви не будете нервува­ти, згадуючи, зроблена справа чи ні.

Під час роботи з паперами в багатьох людей спрацьовує асоціатив­не сприйняття побаченого. Ви можете запам'ятати порядок розташу­вання рядків у книжці, документі, дату чи прізвище автора листа. Як­що Ви точно знаєте, що є найважливішим для цього папера, корисно буде підкреслити ці місця маркером, зробити кольорові закладки з по­яснювальним написом угорі для книжки.

Не пошкодуйте часу, раз і назавжди впорядкуйте Ваш архів, роз­ставте всі папки по полицях, підпишіть, де і що можна знайти, навіть якщо Ви з якихось причин відсутні на робочому місці.

Домовтеся з Вашими колегами, що завжди замість вилученого до­кумента чи позиченої за Вашої відсутності книжки повинна знаходи­тися записка, хто, коли і на який час узяв Ваші речі за Вашої відсут­ності. Порушників надовго відлучайте від спільного користування Вашим архівом, бібліотекою, робочим столом.

Не соромно не знати, соромно не намагатися дізнатися

Навчиться думати позитивно і, знаходити позитивні моменти у всіх, навіть дуже неприємних ситуаціях. Найбільші неприємності учать найкраще, якщо Ви візьмете за звичку робити «розбір польоту», аналізувати, що привело до такого результату, і формулювати, що тре­ба чи не треба робити надалі, щоб уникнути повторення подібного конфузу. За одного битого двох небитих дають!

Отже, Ви зрозуміли, що жоден із запропонованих вище способів спілкування проблеми не розв'яже, і Ви повинні неодмінно провести цю нараду. Скористайтеся наведеним нижче планом, який допоможе Вам швидко й ефективно підготувати та провести нараду, конферен­цію, круглий стіл.

Конференції, наради, зустрічі з колегами, підлеглими, клієнтами

Ще один прихований резерв часу, який при гарній організації мож­на використовувати для економії часу. Розглянемо два випадки. Пер­ший, коли Ви — керівник і повинні підготувати нараду з певного пи­тання. Другий, коли Вашим обов'язком є участь у нараді.

Ви повинні підготувати і провести нараду

Перш ніж зайнятися підготовкою наради, подумайте, чи дійсно вона так необхідна? Чи зумієте Ви зібрати всіх зацікавлених спів­робітників у певний час у певному місці? Іноді краще звернутися з інформаційним листом до всіх потенційних учасників наради.

План підготовки наради

Сформулюйте чітко тему наради, визначте, яка мета повинна бути досягнута.

Кожен учасник повинний знати заздалегідь повний склад присут­ніх, порядок денний, тему і мету наради.

Ви повинні подбати про запрошення співробітників, відповідаль­них за питання, обговорювані під час наради. Запрошення мають бу­ти розіслані не пізніше, ніж за тиждень, щоб уникнути збігів за часом з іншими засіданнями. Укажіть у запрошенні, що учасник повинний обов'язково негайно інформувати Вас, якщо він з якихось причин не зможе бути присутнім на засіданні. У ряді випадків зустріч дово­диться переносити.

Кожен співробітник має бути готовим до особистої участі в засі­данні. Для цього він повинний мати у своєму розпорядженні набір фактів, дат, необхідних цифр, які стосуються його ділянки роботи впорядковані відповідно до порядку денного.

Перевірте і узгодьте весь фактичний матеріал — терміни, цифри, обсяги виробництва, назви компаній-постачальників, ціни тощо, щоб усі члени Вашої команди мали у своєму розпорядженні однакові на­бори інформації.

Суворо дотримуйтеся визначених Вами ж часу початку засідання, регламенту, оголошеного заздалегідь часу закінчення засідання.

Перевірте справність світла, опалення, технічних засобів презентації (проектори, дошка, крейда, указки, папір тощо).

Заздалегідь призначте секретаря, який вестиме протокол засі­дання.

Подумайте й оптимально розподіліть місця за столом засідань. Уникайте саджати поруч чи один напроти одного співробітників, чиї службові інтереси можуть стати предметом конфлікту під час наради.

Подбайте заздалегідь, щоб усім вистачило стільців.

У ряді випадків, особливо під час складних і тривалих нарад, протоколом передбачаються невеликі (10—20 хвилин) перерви для відпочинку та обговорення гострих проблем у неформальній обста­новці. Подбайте заздалегідь про каву, чай та інші безалкогольні на­пої. Якщо дозволяє бюджет Вашої організації, можна замовити не­великі бутерброди.

Заздалегідь попередьте учасників наради, що мобільні телефони для зручності інших учасників повинні бути відключені на час засідання.

Ви повинні взяти участь у нараді

Перш ніж погоджуватися на участь у будь-якому заході, який ви­магає значних витрат часу, ознайомтеся з порядком денним, обгово­рюваними питаннями, списком учасників, своєю роллю в цьому засі­данні. Якщо Ви вважаєте, що Ваша роль зводиться до пасивного від­сиджування, тобто прямої втрати часу, відхиліть таку пропозицію. Ні­чого корисного для Вас вона не обіцяє.

Якщо ж нарада стосуватиметься цікавих для Вашого підрозділу питань, Ви зможете зустрітися з людьми, знайомство і спілкування з якими становить для Вас інтерес, ретельно підготуйтеся до такої по­дії. Для цього Вам необхідно вивчити всі розглянуті на нараді питан­ня, щоб узяти активну участь у їх обговоренні. З'ясуєте з Вашим без­посереднім начальником, яка роль відведена Вам в обговоренні, який виступ Ви повинні приготувати. Якщо це не нарада з обміну думками, важливо, щоб Ваші заяви не суперечили думці Вашої команди.

Підготовка до зустрічі з колегами, підлеглими, клієнтами

Сформулюйте мету зустрічі/переговорів. Складіть порядок ден­ний проведення зустрічі. Якщо в зустрічі беруть участь кілька людей, визначите «рольову» участь кожного.

Підготуйте перелік обговорюваних питань, роздайте їх кожному учаснику з Вашої сторони.

Підготуйте всі альтернативні варіанти, які можуть бути запропо­новані, якщо Ви не зумієте відразу дійти згоди.

Підготуйте всі необхідні документи, фактичний матеріал з обгово­рюваного питання. Ознайомте з ними всіх учасників зустрічі з Вашої сторони.

Продумайте регламент проведення зустрічі. Якщо зустріч трива­тиме більш ніж 2 години і ви припускаєте, що Вам буде непросто пе­реконати Ваших партнерів, подбайте про каву/напої під час перерви. Час перерви (не більше 20 хвилин) можна плідно використати для продовження обговорення, але вже в неформальній обстановці.

Обміркуйте, як розподілити місця учасників зустрічі за столом пе­реговорів. Звичайно одна команда займає місця по один бік столу, а інша — місця навпроти. Приготуйте для кожного учасника-гостя папку з рекламними матеріалами Вашої організації.

Наприкінці зустрічі підбийте підсумки переговорів. Повторіть, до яких угод ви прийшли, яких результатів досягли. Якщо під час зус­трічі якісь питання залишилися нерозв'язаними, відзначте, з яких причин це сталося, яка додаткова інформація буде потрібна для нас­тупної зустрічі, коли і де ви збираєтеся провести новий раунд пере­говорів.

Організація робочого місця

Гляньте на своє робоче місце — Ваш стіл. Що на ньому? Купа па­перів, яка свідчить про зайнятість? Різні записи, книжки, довідники, які однозначно вказують, що працюючий зайнятий інтелектуальною працею підвищеної складності? До перерахованих вище атрибутів зайнятості живим докором там і тут прикріплені різні пам'ятки, що Ви повинні встигнути зробити сьогодні, завтра, завжди? Ви підходи­те до столу і не знаєте, з чого почати, за що хапатися передусім, як ро­зібрати всі ці завали? Чи не здається Вам, що Ви перебуваєте в прямій залежності від свого робочого місця? Воно диктує Вам, що і коли тре­ба зробити, безцеремонне нагадуючи про справи неважливі, прихову­ючи під купами паперів потрібні, вганяючи Вас у стрес одним вигля­дом усього того, що Вам необхідно зробити? Подумайте, скільки ко­рисного часу Ви втрачаєте просто через те, що Ваше робоче місце по­гано організоване? Скільки крові й нервів у Вас пішло на те, щоб від­шукати в нескінченному безладді потрібні документи — протокол, розрахунок вартості, копію диплома, яка раптом терміново знадоби­лася Вашому кадровику, щоб заповнити папери на Ваше підвищення по службі!

Чесно зізнайтеся, скільки разів Ви намагалися почати «нове життя» і впорядкувати своє робоче місце. Не вийшло? Чому? Якщо Ви почнете звинувачувати зовнішні обставини, надзвичайне на­вантаження, хворобу, Ви глибоко помилятиметеся. Усьому причи­на — Ваша лінь і неорганізованість. Подумайте тільки, що Ви все одно кудись кладете цей нещасний папірець із розрахунком. Так чому ж Вам відразу не відправити його на місце, де Ви легко змо­жете його відшукати? Мабуть, тому, що Ви точно не знаєте, де це саме місце.

      Порядок — це коли кожна річ має своє визначене місце.

Подумайте, як краще організувати Ваше робоче місце?

Мабуть, найоптимальнішим варіантом є блоково-модульна органі­зація робочого місця. У цьому випадку Ви розміщаєте папери, розра­хунки, всю іншу документацію за темами — модулями. Усередині кожного модуля існують блоки, які Ви повинні організувати так, щоб ними зручно було користуватися. Можна зробити блоки за часом над­ходження документа, напрямком роботи всередині модуля, ступенем пріоритетності завдання тощо. Усі блоки й модулі повинні бути чітко визначені й відокремлені один від одного. Різні модулі краще розміс­тити в різні папки-швидкозшивачі, усередині яких знаходяться блоки, розділені спеціальними кольоровими вкладками.

Якщо Ви не полінуєтеся і відразу відправлятимете всі документи у відповідне місце, у вас ніколи не виникне проблем з пошуком необ­хідного документа.

Дуже часто можна спостерігати таку картину. Стіл завалений папка­ми, паперами, до яких прикріплені листочки-нагадування. У такому ви­падку можна подумати, що працівник зайнятий сьогодні винятково ци­ми справами. Однак минає час, а стан справ не змінюється — той са­мий стіл, ті самі папірці-нагадування. Про що це свідчить? Тільки про те, що такий спосіб організації роботи не працює. Замість пам'яток, па­почок і папірців, що лежать на видному місці, щоб про них не забути, треба всього лише завести щоденник, календар для планування свого часу. Виберіть, що Вам більше до смаку — звичайний маленький що­денник у вигляді книжки або звичайний комп'ютер зі спеціальною програмою-щоденником. У кожного із цих засобів є свої переваги — якщо книжка не завжди з Вами, то кишеньковий комп'ютер може пода­ти Вам звуковий сигнал, щоб нагадати про зустріч. База даних, занесе­на у великий комп'ютер, служитиме Вам довгі роки.

Ви вже навчилися розставляти справи згідно з пріоритетами, тому приберіть усе непотрібне зі столу, відкрийте свій план на сьогодні й виконайте все заплановане.

Час у транспорті, чекання

Усім доводиться їздити на більші чи менші відстані. Поїздки на роботу, відрядження, а також неодмінні чекання є непоганим резер­вом часу. Використовуйте цей час із користю. Можна, якщо дають змогу умови, виконати певну рутинну роботу, обміркувати і частково

підготувати виступ на нараді, вивчити щось, якщо Ви займаєтеся са­моосвітою тощо. Завжди майте при собі матеріали, що допоможуть Вам «врятувати» час, проведений у черзі чи транспорті.

Мистецтво говорити «ні»

Це справжнє мистецтво як дипломатії, так і доброї організації. Придумайте стандартну ввічливу формулу відмови, яка допоможе Вам у майбутньому легко й необразливо відхиляти деякі справи та обов'язки.

План відмови

1.   Подякуйте тому, від кого надійшла пропозиція. Шановний(на)..., по-перше, хочу подякувати тобі (Вам) за таку привабливу пропозицію.

2.   Високо оцініть його/її пропозицію...

Це дійсно чудова організація з добрими традиціями, відома в усьо­му світі своїми благодійними акціями. Це чудовий проект у всіх відношеннях. Це майже те, про що я мріяв усе життя.

3.  Назвіть, якщо вважаєте за потрібне, переконливу причину того, що змушує Вас відхилити таку привабливу пропозицію.

Однак якщо я зараз погоджуся на пропозицію, я буду змушений позбавити мою родину відпустки як мінімум на три роки.

Однак з певних причин я зараз, на жаль, не можу прийняти твою/Вашу пропозицію.

4.    Ще раз висловте свою вдячність за пропозицію.

Проте мені хотілося б, щоб Ви знали, як я Вам вдячний за цю про­позицію.

Я хочу ще раз подякувати Вам за те, що Ви згадали про мене у зв'язку з такою престижною пропозицією.

Приклад ввічливої відмови на пропозицію про роботу, яка виходить за рамки посадових обов'язків.

Дуже дякую, що Ви звернулися до мене із цією пропозицією. Од­нак я до кінця місяця буду зайнятий дуже важливим річним звітом на­шої організації і мені доведеться Вам відмовити.

Я дуже шкодую із цього приводу, але по-іншому вчинити не можу. Ще раз дякую за те, що Ви запропонували мені цю роботу.

ЩО ДАЄ УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ?

           Ви навчитеся розуміти, що є важливим для досягнення постав­лених цілей. Ви досягнете своїх цілей швидше. Ваше життя напов­ниться новим змістом і задово­ленням.

          Ви досягнете успіху як в обраній професії, так і в осо­бистому житті.

          Ви навчитеся уникати стресових ситуацій, а потра­пивши в них, зазнаватимете мі­німальних утрат.

 Ви досягатимете більшого за менший час, а заощаджений час використовуватимете для досягнення інших цілей.

         Оскільки ви самі будете добре організовані, вам буде простіше і приємніше працювати з вашим начальником та підлеглими.

       У вас з'явиться більше простору для творчості, оскільки ви ви­вільните для цього досить часу.

          У вас просто з'явиться більше вільного часу для себе.

По сторінках інтернету